Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die TM Concepts GmbH, Adalbert-Eisenhuth-Str. 9, 63457 Hanau (im Folgenden „wir" oder „dato Systems"). Vollständige Kontaktdaten siehe Tabelle oben und Impressum.

Wir stellen den dato Assistenten Fitnessstudios (im Folgenden „Kunden") als Software-as-a-Service (SaaS) zur Verfügung. In Bezug auf die Daten von Mitgliedern, Interessenten und Kontakten unserer Kunden verarbeiten wir personenbezogene Daten weisungsgebunden im Auftrag des jeweiligen Studios (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher für diese Daten ist das jeweilige Studio. Diese Datenschutzerklärung betrifft daher primär die Nutzung der Anwendung durch registrierte Nutzer, Interessenten und Websitebesucher.

Beim Aufruf des dato Assistenten werden durch unseren Hosting-Anbieter (Hostinger) automatisch technische Zugriffsdaten in Server-Logfiles erhoben: IP-Adresse (anonymisiert bzw. gekürzt), Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer, User-Agent.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen, sicheren Betrieb der Anwendung). Speicherdauer: max. 30 Tage, danach automatische Löschung, sofern nicht ein sicherheitsrelevantes Ereignis eine längere Speicherung erfordert.

Für die Nutzung des dato Assistenten legen wir für jeden Nutzer ein Konto an. Verarbeitet werden: E-Mail-Adresse, Name, Passwort-Hash, Rolle/Berechtigungen, Studio-Zuordnung, letzter Login, erstellungsbezogene Zeitstempel sowie – bei optionaler Google-Anmeldung – die von Google bereitgestellten Basisdaten (E-Mail, Name, Google-Konto-ID).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung / -durchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit und Missbrauchsschutz). Löschung erfolgt spätestens 90 Tage nach Ende des Vertragsverhältnisses, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungs- pflichten entgegenstehen.

Der dato Assistent verarbeitet im Auftrag der Kunden u. a. Chat- und Sprachnachrichten, Anrufmetadaten, Kontaktdaten, Terminanfragen sowie Freitextinhalte, um Chat- und Voice-Agenten sowie automatisierte Workflows („Flows") bereitzustellen. Verantwortlich hierfür ist das jeweilige Studio. Details und eingesetzte Subunternehmer siehe Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir folgende sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein, mit denen jeweils ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO besteht:

• Hostinger International Ltd. – Anwendungs-Hosting, Rechenzentrum Frankfurt am Main, Deutschland (EU).
• Supabase – Datenbank, Authentifizierung, Storage (EU-Region).
• Twilio Ireland Ltd. – Telefonie / SMS für die Voice-Agenten.
• ElevenLabs Inc. – Sprachsynthese und Voice-KI.
• OpenAI Ireland Ltd. / Google Ireland Ltd. / Anthropic – KI-Sprachmodelle (LLM) je nach gewählter Konfiguration.
• Meta Platforms Ireland Ltd. – WhatsApp Business API (sofern vom Studio verbunden).
• Stripe Payments Europe Ltd. – Zahlungsabwicklung und Nutzungsabrechnung.

Sofern eine Übermittlung in Drittländer erfolgt, geschieht dies auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln und – wo einschlägig – dem EU-US Data Privacy Framework.

Der dato Assistent verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. LocalStorage-Einträge, insbesondere für die Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldesitzung sowie für Sicherheitsfunktionen (z. B. CSRF-Schutz). Es werden keine Tracking-, Werbe- oder Analyse-Cookies gesetzt. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), z. B. beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@dato-systems.io oder an unseren Datenschutzbeauftragten.

Der Transport aller Daten erfolgt verschlüsselt über TLS 1.2/1.3. Zugriffe auf die Anwendung sind rollen- und mandantengetrennt („Studio-Scope"), Datenbank-Ebene mittels Row-Level-Security. Backups werden verschlüsselt in der EU gespeichert.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich Rechtslage, eingesetzte Dienste oder Funktionsumfang ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter /datenschutz abrufbar.